72 KVADRAT DIALOG

Samordnad felanmälan ger snabb service och god överblick

LKFs felanmälan är sedan i september väldigt lätt att nå: antingen dygnet runt via LKFs hemsida eller under kontorstid på vardagar, via telefon. Den nya organisationen och ett gemensamt ärendesystem skapar bra överblick, vilket underlättar vid uppföljning och löpande underhåll.

– Omorganisationen har gått mycket smidigare än vi tänkt oss. Alla felanmälningar finns sen i höstas samlade i ett och samma system, vilket gör det lättare att följa upp varje ärende. Det underlättar både för oss som arbetar med felanmälan och för våra tekniker och ingenjörer, säger Linda Winqvist, en av LKFs fastighetsassistenter.

Så fort ett ärende kommer in till fel­anmälan, via nätet eller över telefon, skapas ett ärende i ärendesystemet. Här går det numera att spåra allt underhåll, från 2010 och framåt. Så fort ärendet är inlagt sänds det vidare till ansvarig områdestekniker, som får upp det i sin mobiltelefon. Hur snabbt felet åtgärdas beror på om ärendet är normalt, bråttom eller akut.

Före omorganisationen gjordes felanmälningar per telefon, till bovärdarna, direkt på morgonen. De spåren sitter fortfarande till viss del i.

– Vi får klart flest samtal mellan 07.30 och 09.00, trots att vi finns här fram till klockan 16.00. Därför tipsar vi gärna om att ringa antingen mellan 07.00 och 07.30 eller efter klockan 10.00, för då är det inte lika många som ringer. Överlag upplever jag dock att väntetiderna är korta och att det oftast är lätt att komma fram, säger Linda Winqvist och tillägger:

– Fördelen med att göra sin felanmälan per telefon är att vi då har möjlighet att ställa fler frågor och få fram fler detaljer om vad som hänt, så att vi bättre kan avgöra vad som behöver göras och snabbare sända ärendet vidare, säger Linda.

Att arbeta i felanmälan innebär att vara duktig på att läsa av och bemöta människor samt att ha en stor kunskap om de vanligaste anmälda felen och statusen på företagets fastigheter.

– Vi som jobbar här har bra koll på vad som händer och är också duktiga på att samarbeta, både inom företaget och med hyresgäster, leverantörer och hantverkare. Det är väldigt trevligt att arbeta här och det är just den här kontakten med alla människor som gör det så roligt, säger Linda Winqvist.

För den som inte vill använda telefon eller internet finns möjligheten att besöka felanmälan personligen, på Magistratsvägen 23. Om språkbekymmer uppstår finns ett bildbaserat informationsmaterial, så att anmälan blir så tydlig som möjligt.

Så här gör du enklast en felanmälan

Dygnet runt på lkf.se/minasidor eller genom att ringa 046-35 86 00 på vardagar kl. 07.00 – 16.00.

Vid akuta ärenden (som inte kan vänta till nästa dag) ringer du LKFs jour via SOS Alarm: 040-676 93 79

Fakta

  • LKFs felanmälan hanterar i snitt 200 nya ärenden per dag, varav merparten anmäls via telefon. De vanligaste anmälda felen är: stopp i avloppet, säkringar som gått och strömlöshet.