Struktur som ger långsiktig stabilitet

LKF har växt fram under lång tid för att bli det bolag det är idag, med något över 12 000 bostäder och en omsättning på över en miljard kronor. En förutsättning för långsiktig tillväxt är en väl fungerande styrning och struktur, byggd på tydliga värderingar och ett gott affärsmannaskap.

LKF tillämpar en egen modell för styrning och kontroll, som tagit intryck av den så kallade COSO-modellen. Arbetet omfattar bolagets samtliga processer, rutiner och system och är ett systematiskt arbete för att säkerställa att LKF når sina mål på ett effektivt sätt samt att verksamheten styrs enligt lagar, regler och styrande dokument. För att undvika allvarliga fel och att skapa en trygg och lärande organisation genomförs löpande intern kontroll.

Styrning och kontroll

LKF ägs av Lunds Rådhus AB (moderbolaget i en bolagskoncern med samma namn), som i sin tur ägs av Lunds kommun och styrs av ägaren, via det ägardirektiv som antagits av kommunfullmäktige och bolagets stämma. Direktivet ger den övergripande inriktningen för LKF. Utifrån detta sätter styrelse och ledning kundlöften och grundförutsättningar på fyra års sikt, med tillhörande mål och strategier, som återfinns i Affärsplan 2021–2024. Detta bryts sedan ner i en mer detaljerad plan och budget, som i sin tur mynnar ut i avdelningsplaner som kopplas till de individuella utvecklingsplanerna.

Riskbedömning och riskhantering

LKF arbetar löpande med att identifiera och bedöma risker för att kunna hantera och undvika dem. Internkontrollplanen är uppdelad i strategiska, finansiella, operativa och legala risker. Varje år gör vi en översyn av internkontrollplanen och uppdaterar den för att matcha med omvärlden samt de rutiner vi har i bolaget, innan den sedan fastställs av ledning och styrelse.  Arbetet ska också säkerställa att bolaget följer lagar, förordningar och styrande dokument. Det är viktigt att vi tidigt upptäcker om det förekommer oegentligt beteende samt att vi har tillförlitlig rapportering och att information om verksamheten finns tillgänglig.

Med hjälp av vår riskanalys bedöms sannolikheten för olika oönskade händelser och deras konsekvenser. Med det som underlag kan beslut tas inom bolaget och åtgärder vidtas för att minimera både lång- och kortsiktiga risker.

Kommunens Lekmannarevisorer har under året påbörjat en granskning av underhåll och underhållsplanering för våra fastigheter. LKF kommer att få ta del av den slutliga revisionsrapporten under februari 2025.

Bolagsstyrningsrapport

Bolagsstyrning utgör grunden för hur ett bolag ska ägas och styras. En god bolagsstyrning säkerställer att verksamheten sköts på ett hållbart, ansvarsfullt och ett så effektivt sätt som möjligt – för att förverkliga bolagets strategier och skapa högsta värde och avkastning för dess intressenter.

LKFs bolagsstyrning grundar sig på såväl externa som interna regelverk, tydligt formulerade mål och strategier samt sunda värderingar. Som stöd för verksamheten finns även ändamålsenliga kontroller och kontinuerlig uppföljning.

Viktiga externa regelverk är bland annat aktiebolagslagen, redovisningslagstiftning och rekommendationer samt lag om allmännyttiga kommunala bostadsbolag (Allbolagen).

Viktiga interna regelverk är bland annat bolagsordning, ägardirektiv, arbetsordning för styrelsen samt vd-instruktion, ramverk för grön finansiering samt interna riktlinjer och policyer såsom finanspolicy, besluts- och delegationsordning, antikorruptionspolicy, upphandlingspolicy och miljöpolicy.

Styrningsstruktur

Aktieägare genom bolagsstämma

LKF är ett kommunägt bolag där samtliga aktier ägs av Lunds Rådhus AB, som i sin tur är helägt av Lunds kommun. Aktieägarens inflytande sker genom deltagande vid bolagsstämmor, som är det högsta beslutande organet samt genom att fatta beslut om ägardirektiv. Årsstämman ska hållas senast inom sex månader efter räkenskapsårets utgång. Aktiebolagslagen och bolagsordningen reglerar vad som ska beslutas på årsstämman. Extra bolagsstämma hålls om ägaren begär det, eller om styrelsen anser att det finns skäl för det.

Årsstämman har bland annat i uppgift att:

• Fastställa resultat- och balansräkning för bolaget.
• Bevilja ansvarsfrihet för styrelseleda­möter och vd.
• Besluta om vinstdisposition.
• Fastställa arvode till styrelse och revisorer.
• Välja styrelseledamöter (efter beslut av kommunfullmäktige) och revisorer.

Den senaste årsstämman hölls den 13 maj 2024.

Årsstämma för verksamhetsåret kommer att äga rum den 21 maj 2025.

Styrelsen

Enligt bolagsordningen ska styrelsen bestå av lägst fem och högst sju ledamöter samt lägst tre och högst fem ersättare.

Styrelsen utses av bolagsstämman. Styrelsen utses för tiden från den ordinarie bolagsstämma som följer närmast efter det att val till kommunfullmäktige förrättats, intill slutet av den ordinarie bolagsstämma som följer efter nästa val till kommunfullmäktige.

Bolagsordningen kan ändras i enlighet med aktiebolagslagens regler. Den aktuella bolagsordningen finns på LKFs webbplats, www.lkf.se.

På årsstämman 2024 valdes Tony Johansson, Börje Hed, Joakim Andersson, Clas Fleming, Anneli Larsson, Lars Leonardsson och Camilla Lundberg som ordinarie styrelse­ledamöter. Erik Nordin, Lars-Mikael Adrian, Erik Golov­tchenko, Lars Lindfors och Jakob Ursing valdes till ersättare. Alla styrelsens ledamöter ansågs vara oberoende i förhållande till bolaget och bolagsledningen.

På styrelsemötena finns två arbetstagarrepresentanter med. De har rätt att delta i styrelsens överläggningar med yttrande- och förslagsrätt samt att få sin mening antecknad till protokollet, de har dock inte rösträtt. Under 2024 har Annika Ramqvist och Sigge Forsberg varit arbetstagarrepresentanter.

Styrelsens ansvar

Styrelsens övergripande uppgift är att ansvara för organisation och förvaltning av verksamheten samt för den finansiella rapporteringen. Den beslutar även om bolagets strategi, fastställer ekonomiska, sociala och miljörelaterade mål samt ansvarar för att det inrättas effektiva och ändamålsenliga system för styrning, intern kontroll och riskhantering. Arbetet i styrelsen regleras genom en arbetsordning som fastställs på det konstituerande styrelsemötet varje år. Den innehåller bland annat instruktioner om styrelsens ansvarsområden och avgränsningen mot vd. Styrelseordföranden bevakar att styrelsen utför sina uppgifter.

Styrelsens arbete under år 2024

Styrelsens arbete följer ett årshjul, med ordinarie möten vid bestämda tidpunkter, anpassade till att styrelsen bland annat ska fastställa den finansiella rapporteringen. Styrelsemötena består både av informations- och beslutspunkter. På de ordinarie mötena har vd, ekonomichef, byggchef, affärsutvecklingschef samt ledningskoordinator, i egenskap av styrelsens sekreterare, närvarat. Andra personer från organisationen, som HR-chef, förvaltningschef, teknisk chef och kundcenterchef, deltar vid behov som föredragande av särskilda ärenden.

De ordinarie styrelsemötena följer en fast agenda där vd:s information om den allmänna verksamheten är en stående punkt. Strategifrågor och riskbedömning ligger alltid högt på styrelsens agenda. Under det gångna året har fokus bland annat legat på marknadsläget, LKFs kunderbjudande, investeringsstrategi samt teknikutveckling. Utvecklingen av bolagets större pågående ny- och ombyggnadsprojekt har följts nogsamt både vad gäller uthyrning och projektens framskridande. Totalt har styrelsen haft elva ordinarie möten under 2024.

24 januari

• Preliminärt bokslut och finansrapport.
• Redovisning avslutade investeringsprojekt.
• Årsuppföljning energi.
• Bostadsefterfrågan och uthyrningsstatistik.

28 februari

• Års- och hållbarhetsredovisning 2023.
• Redovisning internkontroll 2023.
• Produktivitetspremie utfall och mål.
• Redovisning kundenkät.

27 mars

• Rapport lekmannarevision.
• Varumärke och kommunikation.
• Strategisk nyproduktionsutveckling.
• Status nyproduktion.

24 april

• Finansrapport.
• Bostadsefterfrågan och uthyrningsstatistik.
• Medarbetarblock.

29 maj

• Ekonomisk rapportering med utfall april och helårsprognos 1.
• Långtidsprognos.
• Presentation kundprocessen.
• Status nyproduktion.

19 juni

• Studiebesök/rundresa aktiviteter utifrån NKI.

28 augusti

• Finansrapport.
• LKFs energiarbete.
• Bostadsefterfrågan och uthyrningsstatistik.

25 september

• Delårsrapport med utfall augusti och helårsprognos 2.
• Strategisk nyproduktionsutveckling.
• Status nyproduktion.

30 oktober

• Fastighetsägaransvar och myndighetskrav.
• Medarbetarblock.

27 november

• Ekonomisk rapportering med utfall oktober och helårsprognos 3.
• lnternkontrollplan 2025.
• Finanspolicy och finansrapport.
• Bostadsefterfrågan och uthyrningsstatistik.

18 december

• Plan och budget 2025 inklusive belopp produktivitetspremie.
• Arbetsordning, rapportinstruktion och VD-instruktion.
• Status nyproduktion.
• Hållbarhet.

Ersättningar till styrelsen

Årsstämman beslutar om ersättning till styrelsen. Årsarvode uppgår till följande:

Ordförande 228 tkr. Vice ordförande 114 tkr. Övriga ordinarie ledamöter 19 tkr. Styrelsesuppleanter 10 tkr. Därutöver 887 kr per sammanträde.

Verkställande direktör och ledningsgruppen

Fredrik Millertson har varit bolagets vd under hela året. Vd utses av styrelsen och ansvarar för den löpande verksamheten i LKF, i enlighet med styrelsens instruktioner som årligen fastställs. Vd ansvarar för att löpande hålla styrelsen uppdaterad om verksamheten samt säkerställer att styrelsen får nödvändiga beslutsunderlag för att kunna fatta välgrundade beslut.

Vd har bildat en ledningsgrupp som förutom vd under 2024 bestod av sju direkt underställda chefer. Ledningsgruppen möts regelbundet för att behandla bolagsövergripande och strategiska frågor. Under 2024 hölls 25 ordinarie möten. Vid tre av dem avhandlades verksamhetsuppföljning inklusive helårsprognos. Löner och andra ersättningar till ledningsgruppen, inklusive vd, utgörs enbart av fast lön utan rörliga ersättningar.

Bolagets verksamhet är organiserad i sju avdelningar, i enlighet med organisationsschemat:

Externa revisorer

De externa revisorerna granskar styrelsens och vd:ns förvaltning av LKF samt att årsredovisningen upprättats enligt gällande regler och avger en revisionsberättelse. Revisorn utför även en översiktlig granskning av LKFs hållbarhetsredovisning. Revisionen och den översiktliga granskningen sker i enlighet med aktiebolagslagen och god revisionssed i Sverige.

Enligt bolagsordningen ska bolagsstämman utse en revisor och en revisorssuppleant. Revisorns och suppleantens uppdrag gäller till slutet av nästa års ordinarie bolagsstämma. Ernst & Young AB valdes vid årsstämman 2024 till revisorer för bolaget för tiden till och med årsstämman 2025. Auktoriserade revisorn Thomas Hallberg är huvudansvarig revisor och auktoriserad revisor Daniel Lantz är revisorssuppleant. Arvode utgår enligt godkänd räkning.

I not 11 på sidan 81 finns information om revisorernas arvode.

För samma mandatperiod som gäller för bolagets revisor ska kommunfullmäktige i Lunds kommun utse en lekmannarevisor med suppleant.

Kommunfullmäktige

Kommunfullmäktige är kommunens högsta beslutande organ och ska besluta i kommunens viktigaste frågor. Kommunfullmäktige är lagstadgad ägare av de kommunala aktiebolagen och har övergripande ansvar för dessa. Kommunfullmäktige ska sätta ramarna för kommunala aktiebolag genom att fastställa styrande dokument.

Kommunfullmäktige ska utse styrelseledamöter och i förekommande fall ordförande och vice ordförande.

Kommunfullmäktige ska utse lekmannarevisorer som granskar aktiebolagens efterlevnad av kommunfullmäktiges styrdokument och bedömer aktiebolagens interna kontroll.

Kommunfullmäktige ska i Ekonomi- och verksamhetsplan med budget (EVP) ge ägardirektiv till helägda aktiebolag för kommande treårsperiod. Direktiven ska innehålla bolagsspecifika ägardirektiv och finansiella direktiv med förväntad utdelning. Kommunfullmäktige kan när omständigheterna kräver besluta om särskilda direktiv för kommunala bolag, vilket innebär tillägg eller förändring av mål eller uppgifter för bolaget.

Kommunfullmäktige ska följa upp ägardirektivens efterlevnad i årsredovisningen för kommunkoncernen. Kommunfullmäktige ska utse ägarombud och ersättare i Lunds Rådhus AB. Kommunfullmäktige ska besluta om instruktioner till ägarombud inför ordinarie och extra bolagsstämmor i Lunds Rådhus AB. Kommunfullmäktige ska ta ställning i frågor av principiell beskaffenhet eller större vikt.

Styrning och kontroll

Styrelsen ansvarar för att bolaget har en fullgod och relevant riskhantering och intern kontroll. Syftet är att säkerställa att verksamheten drivs på ett effektivt och hållbart sätt, att den externa rapporteringen håller god kvalitet samt att gällande lagar och regler efterlevs. Planering, styrning och uppföljning av verksamheten följer organisationsstrukturen, med tydlig delegering av ansvar och befogenheter. Den affärsplanering som genomförs varje år skapar tydliga och förankrade planer för hur verksamheten ska drivas i alla delar av företaget. LKFs affärsplaneringsprocess startar med strategidag under våren, där samtliga chefer deltar och avslutas med att styrelsen beslutar om verksamhetsplan på decembermötet i samband med att budget för kommande år fastställs. Däremellan tas avdelningsplaner fram för såväl underliggande enheter som bolaget som helhet. I planerna formuleras mål som går i linje med gällande affärsplan ”Vår hållbara kundresa 2024”. Uppföljning av verksamhetsplanen görs därefter löpande under det efterföljande året. Under året har en ny affärsplan arbetats fram som styrelsen fattade beslut om i december, ”Framtidskompassen Affärsplan 2030”. Den nya affärsplanen sträcker sig över sex år, 2025–2030.

Från och med räkenskapsår 2025 omfattas bolaget av CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive) och ska därmed upprätta en hållbarhetsredovisning i enlighet med ESRS (European Sustainability Reporting Standards). Även EU-taxonomin är en del av rapporteringen. Under året har förberedelser genomförts för att kunna upprätta en rapportering för kommande år där bland annat en dubbel väsentlighetsanalys har arbetats fram, intressentanalys har genomförts och värdekedjan har genomlyst och uppdaterats. 

Parallellt med verksamhetsplaneringen genomförs varje år riskinventering och riskbedömning. De väsentliga risker som identifieras hanteras i internkontrollplanen. Eftersom befintliga strukturer för utvädring och uppföljning hittills bedömts som tillräckliga för att ge underlag för styrelsens utvärdering, har ingen särskild enhet för internrevision inrättats.