Styrning och riskfaktorer

Struktur som ger långsiktig stabilitet

LKF har växt fram under lång tid för att bli det bolag det är idag, med drygt 11 000 bostäder och en omsättning på över en miljard kronor. En förutsättning för långsiktig tillväxt är en väl fungerande styrning och struktur, byggd på tydliga värderingar och ett gott affärsmannaskap.

LKF tillämpar en egen modell för styrning och kontroll, som tagit intryck av den så kallade COSO-modellen. Arbetet omfattar bolagets samtliga processer, rutiner och system och är ett systematiskt arbete för att säkerställa att LKF når sina mål på ett effektivt sätt samt att verksamheten styrs enligt lagar, regler och styrande dokument. För att undvika allvarliga fel och att skapa en trygg och lärande organisation genomförs löpande intern kontroll.

Styrning och kontroll

LKF ägs av Lunds Rådhus AB (moderbolaget i en bolagskoncern med samma namn), som i sin tur ägs av Lunds kommun och styrs av ägaren, via det ägardirektiv som antagits av kommunfullmäktige och bolagets stämma. Direktivet ger den övergripande inriktningen för LKF. Utifrån detta sätter styrelse och ledning kundlöften och grundförutsättningar på fyra års sikt, med tillhörande mål och strategier, som återfinns i Affärsplan 2021–2024. Detta bryts sedan ner i en mer detaljerad plan och budget, som i sin tur mynnar ut i avdelningsplaner som kopplas till de individuella utvecklingsplanerna.

Riskbedömning och riskhantering

LKF arbetar löpande med att identifiera och bedöma risker för att kunna hantera och undvika dem. Internkontrollplanen är uppdelad i strategiska, finansiella, operativa och legala risker. Varje år gör vi en översyn av internkontrollplanen och uppdaterar den för att matcha med omvärlden samt de rutiner vi har i bolaget, innan den sedan fastställs av ledning och styrelse. Arbetet ska också säkerställa att bolaget följer lagar, förordningar och styrande dokument. Det är viktigt att vi tidigt upptäcker om det förekommer oegentligt beteende samt att vi har tillförlitlig rapportering och att information om verksamheten finns tillgänglig.

Med hjälp av vår riskanalys bedöms sannolikheten för olika oönskade händelser och deras konsekvenser. Med det som underlag kan beslut tas inom bolaget och åtgärder vidtas för att minimera både lång- och kortsiktiga risker.

Kommunens Lekmannarevisorer har under året granskat hur LKF arbetar för att motverka otillåten andrahandsuthyrning, folkbokföringsbrott och trångboddhet. LKF kommer att få ta del av den slutliga revisionsrapporten under februari 2023.

Riskfaktorer

LKFs riskexponering är förhållandevis låg eftersom verksamheten är stabil, långsiktig och finansiellt stark. Nedan listar vi faktorer som vi bedömer kan påverka bolagets verksamhet och finansiella ställning.

Uthyrningsgrad och hyresintäkter

Hyresintäkter för bostäder är relativt säkra och förutsägbara. Hyresnivåerna sätts utifrån de överenskommelser som görs med Hyresgästföreningen. Lund är en attraktiv stad att bo i och det råder bostadsbrist. Genom god kundvård och underhåll av fastigheterna hanterar vi risken för framtida vakanser.

Underhåll och drift

Genom vårt långsiktiga arbete med affärsmässighet, teknikförbättring och fastighetsutveckling sker en ständig utveckling mot en alltmer effektiv resursanvändning. Taxekostnader står för en tredjedel av driftkostnaderna och uppvärmningen är, tillsammans med el- och vattenanvändningen, en av våra mest väsentliga miljöaspekter. Vi arbetar kontinuerligt för att minska energianvändningen, genom upprustning av fastigheterna och genom samarbete med hyresgästerna. Läs mer om vår styrning kopplad till el, vatten och värme under Hållbarhetsnoterna.

Risk för oegentligheter och fel

Genom ett systematiskt arbete med intern styrning och kontroll beaktas detta riskmoment. LKF gör regelbundna stickprov och olika former av kontroller samt arbetar ständigt med att förbättra de interna rutinerna. Vid eventuella avvikelser agerar bolaget och vidtar åtgärder därefter. Avvikelser av väsentlig karaktär rapporteras till styrelsen. Läs mer om hur vi hanterar bland annat risk för korruption och brott mot lag om offentlig upphandling, under Hållbarhetsnoter.

Utveckla och modernisera allmännyttan

I takt med att fastigheterna blir äldre krävs ökande underhållsinsatser. Vi har haft ett omfattande underhåll de senaste åren och har flerårsplaner för de kommande årens underhåll. Tillsammans med en ekonomi i balans bedömer vi att vi har goda förutsättningar för att hantera de åldrande fastigheterna. Ökning av materialpriserna på grund av rådande inflationsläge samt materialbrist/komponentbrist kan innebära att viss del av underhållet skjuts på framtiden. En viktig del i vårt uppdrag är att utveckla och modernisera hyresrätten och vara en attraktiv hyresvärd.

Materialpriser/tillgång

Inflationstakten har varit hög under hela året, i december låg den på 10,2 procent, vilket är nivåer vi inte sett på väldigt många år. Det är olika delar som påverkar inflationen såsom höjda el- och gaspriser, ökade livsmedelskostnader och drivmedelskostnader. Även byggkostnaderna har ökat kraftigt, upp 15,6 procent på bara ett år i december månad. Under året har det varit fortsatta diskussioner kring Cementas tillstånd att bryta kalksten på Gotland, ett eventuellt indrag av tillstånd kommer att påverka oss när det gäller både nybyggnation och underhåll.

Räntor

Räntekostnaderna är normalt en av de enskilt största kostnadsposterna för LKF och den långsiktiga lönsamheten är starkt påverkad av ränteutvecklingen på finansmarknaden. En ytterligare riskfaktor är de nya reglerna för ränteavdragsbegränsning som infördes 2019. Vid stigande räntor kan det innebära, förutom ökade räntekostnader, att fullt ränteavdrag vid beräkning av årets skatt inte kan medges.

Nyproduktion och marktillgång

För att utveckla fastighetsbeståndet och öka antalet hyresrätter i flera delar av kommunen, arbetar vi aktivt med att ta fram ny byggbar mark. Läs mer om bland annat byggrättsportföljen under Hållbarhetsnoter.

Kvalificerade medarbetare

Våra anställda är en väsentlig framgångsfaktor. En eventuell brist på kvalificerade medarbetare understryker därför vikten av att ständigt attrahera och behålla kompetenta medarbetare. Vi bedriver ett aktivt arbete för att vara en god arbetsgivare som tillhandahåller stimulerande uppgifter och bra arbetsvillkor. Vi genomför även satsningar för att öka kunskapen om branschen och locka fler unga att söka sig hit. Läs mer om bland annat utbildningssatsningar under Hållbarhetsnoter.

Klimatförändringar

Vi börjar se effekterna av klimatförändringarna i form av extremväder som värmeböljor och skyfall. Vi beaktar detta i planering av nya och befintliga bostadsområden idag, men vi behöver utveckla detta arbete. I LKFs Affärsplan för 2021–2024 finns initiativet ”Vi ska öka vår förmåga att hantera klimatförändringarna”. Under 2022 har en sårbarhetsanalys för hela fastighetsbeståndet avseende skyfall (50- respektive 100-års regn) påbörjats. Initialt visar analysen att cirka 170 byggnader kan vara utsatta för risk vid ett 100-års regn och att cirka 135 byggnader kan vara utsatta vid ett 50-års regn. För dessa byggnader har en kartläggning genomförts, om var till exempel källare, entréer, hissar och undercentraler finns. Analys av var riskerna för störning eller skada är störst kommer sedan att genomföras och en åtgärdsplan ska tas fram. Läs mer om detta i kapitlet om Hållbarhetsnoter, not ÅRL6kap12§ Klimatanpassning.

Finansiering

Bolaget har en stark finansiell ställning med en justerad soliditet, , som vid årsskiftet uppgick till 53,7 procent (55,2). En annan faktor som bidrar till en lägre finansiell risk, jämfört med andra fastighetsbolag, är att huvuddelen av bolagets hyresintäkter kommer från bostäder samt att vakansgraden är mycket låg. Finansverksamheten inom LKF bedrivs inom ramen för den av styrelsen beslutade finanspolicyn. Omprövning sker löpande och månadsvis avstämning genomförs för att kontrollera att policyns föreskrifter följs.

Den övergripande målsättningen för LKFs finansverksamhet är att:

• Säkerställa LKFs finansiering till en kostnad och risknivå som långsiktigt och på bästa sätt främjar ägarens mål för verksamheten.

• Anpassa den finansiella strategin och hanteringen av finansiella risker efter bolagets verksamhet, så att långsiktig ekonomisk stabilitet och positivt resultat uppnås och bibehålls.

• Uppnå bästa möjliga finansnetto inom givna riskramar, säkerställa att LKF är ett finansiellt starkt företag och en attraktiv affärspartner.

LKF är i sin verksamhet exponerad för ett antal finansiella risker såsom finansieringsrisk, ränterisk, likviditetsrisk och motpartsrisk. Dessa möts genom att följa beslutad finanspolicy.

Bolagsstyrningsrapport

Bolagsstyrning utgör grunden för hur ett bolag ska ägas och styras. En god bolagsstyrning säkerställer att verksamheten sköts på ett hållbart, ansvarsfullt och ett så effektivt sätt som möjligt – för att förverkliga bolagets strategier och skapa högsta värde och avkastning för dess intressenter.

LKFs bolagsstyrning grundar sig på såväl externa som interna regelverk, tydligt formulerade mål och strategier samt sunda värderingar. Som stöd för verksamheten finns även ändamålsenliga kontroller och kontinuerlig uppföljning.

Viktiga externa regelverk är bland annat aktiebolagslagen, redovisningslagstiftning och rekommendationer samt lag om allmännyttiga kommunala bostadsbolag (Allbolagen).

Viktiga interna regelverk är bland annat bolagsordning, ägardirektiv, arbetsordning för styrelsen samt vd-instruktion, ramverk för grön finansiering samt interna riktlinjer och policyer såsom finanspolicy, besluts- och delegationsordning, antikorruptions-policy, upphandlingspolicy och miljöpolicy.

Aktieägare genom bolagsstämma

LKF är ett kommunägt bolag där samtliga aktier ägs av Lunds Rådhus AB, som i sin tur är helägt av Lunds kommun. Aktieägarens inflytande sker genom deltagande vid bolagsstämmor, som är det högsta beslutande organet samt genom att fatta beslut om ägardirektiv. Årsstämman ska hållas
senast inom sex månader efter räkenskapsårets utgång. Aktiebolagslagen och bolagsordningen reglerar vad som ska beslutas om på årsstämman. Extra bolagsstämma hålls om ägaren begär det, eller om styrelsen anser att det finns skäl för det.

Den senaste årsstämman hölls den 25 april 2022. Med anledning av covid19-pandemin genomfördes årsstämman per capsulam, utan fysisk närvaro. Under året har det varit en extra bolagsstämma i augusti 2022. Det var ett ärende som hanterades, nämligen val av styrelseledamot/ordförande Lars Granath.

Årsstämma för verksamhetsåren kommer att äga rum den 2 maj 2023.

Styrelsen

Enligt bolagsordningen ska styrelsen bestå av lägst fem och högst sju ledamöter samt lägst tre och högst fem ersättare.

Styrelsen utses av bolagsstämman. Styrelsen utses för tiden från den ordinarie bolagsstämma som följer närmast efter det att val till kommunfullmäktige förrättats, intill slutet av den ordinarie bolagsstämma som följer efter nästa val till kommunfullmäktige.

Bolagsordningen kan ändras i enlighet med aktiebolagslagens regler. Den aktuella bolagsordningen finns på LKFs webbplats, www.lkf.se.

På årsstämman 2022 omvaldes Göran Brinck, Mattias Olsson, Clas Fleming, Ingrid Malmqvist Norin, Ulf Nilsson, Håkan Ekelund och Börje Hed som ordinarie styrelseledamöter. Erik Nordin, Torsten Czernyson, Karin Stubbegaard, Camilla Lundberg och Jaokob Ursing valdes till ersättare. Alla styrelsens ledamöter ansågs vara oberoende i förhållande till bolaget och bolagsledningen.

Tidigare styrelseordförande Göran Brinck avled under våren. På en extra bolagsstämman valdes Lars Granath till styrelseordförande från och med augusti 2022.

På styrelsemötena finns två arbetstagarrepresentanter med. Arbetstagarföreträdarna äger rätt att delta i styrelsens överläggningar med yttrande- och förslagsrätt samt rätt att få sin mening antecknad till protokollet, de har dock inte rösträtt. Under 2022 har Annika Ramqvist och Eve Nilsson varit arbetstagarrepresentanter.

Styrelsens ansvar

Styrelsens övergripande uppgift är att ansvara för organisation och förvaltning av verksamheten samt den finansiella rapporteringen. Den beslutar även om bolagets strategi, fastställer ekonomiska, sociala och miljörelaterade mål samt ansvarar för att det inrättas effektiva och ändamålsenliga system för styrning, intern kontroll och riskhantering. Arbetet i styrelsen regleras genom en arbetsordning som fastställs på det konstituerande styrelsemötet varje år. Den innehåller bland annat instruktioner om styrelsens ansvarsområden och avgränsningen mot vd. Styrelseordföranden bevakar att styrelsen utför sina uppgifter.

Styrelsens arbete under år 2022

Styrelsens arbete följer ett årshjul, med ordinarie möten vid bestämda tidpunkter, anpassade till att styrelsen bland annat ska fastställa den finansiella rapporteringen. Styrelsemötena består både av informations- och beslutspunkter. På de ordinarie mötena har vd, ekonomichef, byggchef,
affärsutvecklingschef samt ledningskoordinator, i egenskap av styrelsens sekreterare, närvarat. Andra personer från organisationen såsom HR-chef, förvaltningschef, teknisk chef, kundcenterchef deltar vid behov som föredragande av särskilda ärenden. Totalt har styrelsen haft tio ordinarie möten under 2022.

Ersättningar till styrelsen

Årsstämman beslutar om ersättning till styrelsen. Årsarvode uppgår till följande:

Ordförande 180 tkr. Vice ordförande 90 tkr. Övriga ordinarie ledamöter 18 tkr. Styrelsesuppleanter 9 tkr. Därutöver 840 kr per sammanträde.

Verkställande direktör och ledningsgruppen

Fredrik Millertson har varit bolagets vd under hela året. Vd utses av styrelsen och ansvarar för den löpande verksamheten i LKF, i enlighet med styrelsens instruktioner som årligen fastställs. Vd ansvarar för att löpande hålla styrelsen uppdaterad om verksamheten samt säkerställer att styrelsen får nödvändiga beslutsunderlag för att kunna fatta välgrundade beslut.

Vd har bildat en ledningsgrupp som förutom Vd under 2022 bestod av sju direkt underställda chefer. Ledningsgruppen möts regelbundet för att behandla bolagsövergripande och strategiska frågor. Under 2022 hölls 26 ordinarie möten. Vid tre av dem avhandlades verksamhetsuppföljning inklusive helårsprognos. Löner och andra ersättningar till ledningsgruppen, inklusive vd, utgörs enbart av fast lön utan rörliga ersättningar.

Bolagets verksamhet är organiserad i sju avdelningar, i enlighet med organisationsschemat:

Externa revisorer

De externa revisorerna granskar styrelsens och vd:ns förvaltning av LKF och att årsredovisningen upprättats enligt gällande regler samt avger en revisionsberättelse. Revisorn utför även en översiktlig granskning av LKFs hållbarhetsredovisning. Revisionen och den översiktliga granskningen sker i enlighet med aktiebolagslagen och god revisionssed i Sverige.

Enligt bolagsordningen ska bolagsstämman utse en revisor och en revisorssuppleant. Revisorns och suppleantens uppdrag gäller till slutet av den ordinarie bolagsstämma, som hålls det fjärde året efter revisorsvalet. Ernst & Young AB valdes vid årsstämman 2021 till revisorer för bolaget för tiden till och med årsstämman 2024. Auktoriserade revisorn Thomas Hallberg är huvudansvarig revisor och auktoriserad revisor Daniel Lantz är revisorssuppleant. Arvode utgår enligt godkänd räkning.

I not 10 på sidan 75 finns information om revisorernas arvode.

För samma mandatperiod som gäller för bolagets revisor ska kommunfullmäktige i Lunds kommun utse en lekmannarevisor med suppleant.

Kommunfullmäktige

Kommunfullmäktige är kommunens högsta beslutande organ och ska besluta i kommunens viktigaste frågor. Kommunfullmäktige är lagstadgad ägare av de kommunala aktiebolagen och har övergripande ansvar för dessa. Kommunfullmäktige ska sätta ramarna för kommunala aktiebolag genom att fastställa styrande dokument.

Kommunfullmäktige ska utse styrelseledamöter och i förekommande fall ordförande och vice ordförande. För publika aktiebolag sker val i enlighet med aktiebolagslagen.

Kommunfullmäktige ska utse lekmannarevisorer som granskar aktiebolagens efterlevnad av kommunfullmäktiges styrdokument och bedömer aktiebolagens interna kontroll.

Kommunfullmäktige ska i Ekonomi- och verksamhetsplan med budget (EVP) ge ägardirektiv till helägda aktiebolag för kommande treårsperiod. Direktiven ska innehålla bolagsspecifika ägardirektiv och finansiella direktiv med förväntad utdelning. Kommunfullmäktige kan när omständigheterna kräver besluta om särskilda direktiv för kommunala bolag, vilket innebär tillägg eller förändring av mål eller uppgifter för bolaget.

Kommunfullmäktige ska följa upp ägardirektivens efterlevnad i årsredovisningen för kommunkoncernen. Kommunfullmäktige ska utse ägarombud och ersättare i Lunds Rådhus AB. Kommunfullmäktige ska besluta om instruktioner till ägarombud inför ordinarie och extra bolagsstämmor i Lunds Rådhus AB. Kommunfullmäktige ska ta ställning i frågor av principiell beskaffenhet eller större vikt.