Styrning

Struktur och tydliga värderingar är grunden för tillväxt

LKF har växt fram under lång tid för att bli det bolag det är idag, med drygt 10 000 bostäder och en omsättning på drygt en miljard kronor. En förutsättning för långsiktig tillväxt är en väl fungerande styrning och struktur, byggd på tydliga värderingar och ett gott affärsmannaskap.

LKF tillämpar en egen modell för styrning och kontroll, som tagit intryck av den så kallade COSO-modellen. Arbetet omfattar bolagets samtliga processer, rutiner och system och är ett systematiskt arbete för att säkerställa att LKF når sina mål på ett effektivt sätt samt att verksamheten styrs enligt lagar, regler och styrande dokument. För att undvika allvarliga fel och att skapa en trygg och lärande organisation genomförs löpande intern kontroll.

Styrning och kontroll

LKF ägs av Lunds Rådhus AB (moderbolaget i en bolagskoncern med samma namn), som i sin tur ägs av Lunds kommun och styrs av ägaren, via det ägardirektiv som antagits av kommunfullmäktige och bolagets stämma. Direktivet ger den övergripande inriktningen för LKF. Utifrån detta sätter styrelse och ledning långsiktiga mål med tillhörande strategier, som återfinns i Strategiplan för 2017– 2020. Strategierna har därefter brutits ner i en mer detaljerad årsplan och budget, som mynnat ut i avdelningsplaner som kopplas till de individuella utvecklingsplanerna.

Riskbedömning

LKF arbetar löpande med att identifiera och bedöma risker för att kunna hantera och undvika dem. Internkontrollplanen är uppdelad i strategiska, finansiella, operativa och legala risker. Varje år gör vi en översyn av internkontrollplanen och uppdaterar den för att matcha med omvärlden samt de rutiner vi har i bolaget, innan den sedan fastställs av ledning och styrelse.

Utifrån detta har lekmannarevisionen genomfört en Risk- och väsentlighetsanalys av vilka hinder, hot eller risker som finns i verksamheten. Resultatet presenterades vid slutrevisionen 2020. Revisorerna har även granskat om bolaget har ett ändamålsenligt arbete gällande offentlighet och sekretess. Deras bedömning var att LKF har ”en ändamålsenlig styrning, ledning och kontroll för att säkerställa lagenlighet gällande offentlighet och sekretess”. De menar också att LKF har en ”tydlig struktur för hur de ska hantera registrering och arkivering av inkommande dokument.” Revisorerna pekade dock på att LKF kan förbättra den systematiska uppföljningen av sin dokumenthantering och såg därför positivt på det planerade införandet av ett nytt ärendehanteringssystem.

Som en del av internkontrollplanen har också krisledningsplanen uppdaterats. Ledningsgruppen har under året genomfört en träning, strax före pandemin. Den 9 mars aktiverades bolagets krisledningsgrupp, som sedan dess haft regelbundna möten. Gruppens arbete har utvärderats av Svenska ledargruppen, som tycker att krisledningsgruppen fungerat väl. Deras enda invändning var att krisgruppen även hade kunnat dokumentera sådant de valde att inte göra.

Riskhantering

En stor del av de risker vi kalkylerar med rör upphandling och inköp, som också omgärdas av ett antal lagar och ramverk. Två av de instrument som står till vårt förfogande för affärsmässighet och riskhantering är dels att upphandlingen sker enligt LOU (Lagen om offentlig upphandling) och dels vår egen upphandlingspolicy.

I internkontrollplanen finns bedömd risk, ”Risk att inköp sker från leverantör som saknar avtal med LKF”. Denna risk kontrolleras fyra gånger per år genom kontroll av listor från ekonomisystemet. Årligen genomförs även genomgång av utfallet i ledningsgruppen. För 2020 saknas avtal med ett par leverantörer, vilket kommer att åtgärdas under 2021. I övrigt inga avvikelser.

Kontroll sker regelbundet av ställda hållbarhetsrelaterade krav, genom KMA-revisioner (Kvalitet, Miljö, Arbetsmiljö) på både byggentreprenad och ramavtalsentreprenörer. De ramavtalsentreprenörer som reviderades 2020 var: APQEL, TREANO och ASSEMBLIN. Nyproduktionsprojektet som reviderades var Ådan på Väster, som byggs av Byggmästar´n i Skåne. Inga större avvikelser inträffade under revisionerna.

LKF har under 2020 en överklagan som ligger hos Förvaltningsrätten, angående stambyte på Lärlingen. Överklagandet avser tilldelning av entreprenör. LKFs upphandling av ramavtal för fukttekniker och sanering har också överklagats under året, av en anbudsgivare. Upphandlingen avbröts och LKF tog tillbaka tilldelningen, varpå anbudsgivaren återkallade sitt överklagande och målet i Förvaltningsrätten avskrevs. En ny upphandling kommer ut under januari 2021. Hos Förvaltningsrätten finns också en överklagan som rör byggentreprenad för kv Pilgrimen i Södra Råbylund. Även här är det en anbudsgivare som överklagat, som anser att vi förkastat deras anbud på felaktiga grunder. Dom avges troligen i början av 2021.

Under 2020 har LKF arrangerat en utbildning i direktupphandling. Sammanlagt 55 personer har deltagit.

Lekmannarevisionen i Lunds kommun beslutade att årets lekmannarevision i kommunens bolag även skulle omfatta arbetsmiljön. Arbetsmiljörevisionens syfte var att bedöma om de kommunala bolagen bedriver ett tillfredsställande och tillräckligt arbetsmiljöarbete, utifrån lagstiftning samt egna mål och riktlinjer. Revisionen konstaterade att LKF har en god ordning i sitt systematiska arbetsmiljöarbete.

En annan legal risk som vi kan bli exponerade för, och därmed måste kunna hantera, är korruption. Vi riskerar till exempel att utsättas för påtryckningar när det gäller att hantera vår bostadskö och i frågor som rör kundintegritet. Vårt förhållningssätt till det utgår från våra värderingar och LKFs policy för mutor och bestickning. Att vara en mänsklig och pålitlig samhällsaktör som behandlar alla lika, är en självklar förutsättning.

Riktlinjer och regler avseende korruptionsrisker, inklusive policy för mutor och bestickning, gås igenom med alla medarbetare vid utvecklingssamtal. Styrelsen fick i januari 2020 ta del av Riktlinjer och regler avseende korruptionsrisker, inklusive policy för mutor och bestickning; ett dokument som har uppdaterats under 2020. Det finns inga inrapporterade händelser rörande korruption och inte heller några bekräftade ärenden när det gäller visselblåsarfunktionen under 2020.

Under 2020 har en extern miljörevision genomförts hos LKF. En revisor träffade medarbetare från olika delar av verksamheten, för att följa upp miljöledningssystemet och miljöarbetet samt säkerställa att de lever upp till vår ägares krav. Revisorn summerade med att ge ett toppklassresultat: inga avvikelser, bra struktur och styrning. Framför allt hyllade han det engagemang i frågorna som han fångat upp hos dem han pratat med, vilket han menade är kärnan för ständig utveckling och förbättring.

Bilden beskriver översiktligt hierarkin i LKFs planer och i vilka forum de diskuteras och följs upp. Styrelsen för LKF ska sammanträda minst sex gånger per år, men praxis är elva sammanträden. Vid sammanträdena får styrelsen rapporter om marknad, investeringar, finanser och tertialvis ekonomi.