Medarbetare

Ett år då mycket ställts om och gjorts på nya vis

Hr-arbetet under 2020 präglas i stor utsträckning av pandemin. Istället för att ställa in har ambitionen varit att ställa om, så långt det varit möjligt. LKF har under året också tagit stora kliv när det gäller att arbeta och mötas digitalt.

Man med kavaj står utomhus på en upphöjning. Flera personer runt honom med avstånd mellan. Flerfamiljshus i gult tegel i bakgrunden.

Kick-off för all personal sommaren 2020, utomhus och coronasäkert.

– Ett evenemang som vi fick förändra ganska ordentligt var en kick-off för all personal, som vi planerat att ha i Köpenhamn. Istället för att ställa in helt så arrangerade vi kick-offen i Lund i somras, där mindre grupper möttes utomhus och genomförde olika aktiviteter. Vd Fredrik Millertson cyklade runt och kunde på så vis träffa alla grupperna. Förhoppningen är att kunna genomföra Köpenhamnsresan nästa år i stället, säger hr-chef Jörgen Ljung.

En hel del av årets utbildningar och interna möten har ställts om och genomförts på nya sätt. Vissa har ägt rum i luftiga lokaler, medan andra har genomförts digitalt. Så gott som alla möten på LKF, interna och externa, har varit digitala 2020, via plattformen Teams. Framför allt efter att Folkhälsomyndigheten gick ut och rekommenderade hemarbete.

– De första mötena gick lite trögt, men efter hand har i blivit mer och mer vana vid Teams. Vår inlärningsprocess gick snabbt, mycket tack vare att verktyget redan fanns på plats. Nu försöker vi se hur vi kan bli ännu bättre och utveckla oss vidare. Vi skulle till exempel vilja att alla medarbetare kan använda Teams i sina smartphones, säger Jörgen Ljung.

Krisledningsgrupp sen i mars

Coronavirusets framfart har tagits på största allvar inom LKF. I mars aktiverades krisledningsgruppen, där en utökad ledningsgrupp till en början träffades dagligen. Efter hand övergick de till att ses tre gånger i veckan, för att sedan ses en gång i veckan under sommaren och under hösten återgå till tre gånger i veckan.

– Det har varit bra med kontinuiteten. Det har gjort att vi har kunnat fatta rätt beslut och hunnit följa Folkhälsomyndighetens riktlinjer. Coronaåret har lett till att vi har utvecklat vårt krisledningsarbete. Vi har även genomfört viss benchmarking, för att se hur andra arbetat under året. Det är viktigt att inte sitta i en egen bubbla, säger Jörgen Ljung.

En annan effekt som pandemin fört med sig är att LKF under 2020 ökade årets sommarjobbare, från 50 till 81 stycken. Hela 987 ansökningar kom in och hr-avdelningen ägnade mycket tid åt allt från urval- och rekryteringsarbete till löpande kontakt med kommunen i samband med anställning av feriepraktikanter.

– Att vi tog emot fler i år grundar sig i LKFs bosociala tänk. Fler än vanligt hade svårt att hitta något att göra under sommaren. Då ville vi bidra till att skapa aktiviteter för våra ungdomar, säger Jörgen Ljung.

Ökad sjukfrånvaro

Sjukfrånvaron har under året ökat från 4,5 procent till 4,95 procent.

– Under 2020 har korttidsfrånvaron ökat, medan långtidsfrånvaron sjunkit. Ökningen av korttidsfrånvaron går att koppla till de strängare regler som funnits under pandemin. Alla med minsta förkylningssymtom har rekommenderats att stanna hemma, barn som vuxna. För att möta detta har LKF tagit kostnaden för samtliga medarbetares karensdagar och sjukavdrag. Tanken var att ingen skulle behöva tveka att sjukskriva sig, säger Jörgen Ljung.

Närbild när en man i skjorta bär ner en cykel för en trappa.

Fakta 2020

Antal anställda: 264

Nyanställda: 17

Personalomsättning: 7,0 % (6,7 %)

Sjukfrånvaro: 4,95 % (4, 5 %)

Exempel på genomförda utbildningar 2020:

  • Ledarskapsutbildning steg 1 för nya chefer.
  • Arbetsmiljöutbildning för nya chefer.
  • Ledarforum (två stycken genomfördes i luftiga lokaler, två stycken digitalt).
  • Introduktion för nyanställda (i mindre grupper och i luftiga lokaler).

Utbildningar som skjutits fram, på grund av pandemin:

  • Affärsmannaskapsutbildning för alla medarbetare.
  • Ledarskapsutbildning steg 2 för alla chefer.
  • Vårens och höstens Medarbetarforum.
  • Utbildning i bemötande, med fokus på samverkan.

Visselblåsarfunktion

Under 2018 inrättade Lunds kommun en visselblåsarfunktion, för alla anställda inom Lunds kommun och dess helägda bolag. Här kan alla, anonymt och digitalt, anmäla situationer på arbetsplatsen där man upptäcker att det inte står rätt till och man känner att det är svårt att prata om det som hänt med närmaste chef eller någon annan lämplig person på LKF. Det digitala anmälningsformu­läret går direkt till en extern och oberoende part, Greys Advokatbyrå i Stockholm. De går igenom anmälan och funderar och föreslår vilka åtgärder som bör vidtas.

Skäm där flera personer vinkar i videosamtal med varandra.

Digitalt ledarforum

Flera medarbetare i videosamtal med jul-bakgrunder.

Digital julfilm och summering av året.

Två personer åker släde över lunds takåsar.