God tillväxt utifrån struktur och tydliga värderingar

LKF tillämpar en egen modell för styrning och kontroll, som tagit intryck av den så kallade COSO-modellen. Arbetet omfattar bolagets samtliga processer, rutiner och system och är ett systematiskt arbete för att säkerställa att LKF når sina mål på ett effektivt sätt samt att verksamheten styrs enligt lagar, regler och styrande dokument. För att undvika allvarliga fel och att skapa en trygg och lärande organisation genomförs löpande intern kontroll.

Styrning och kontroll

För att utöva styrning och kontroll behöver man definiera den miljö som avses, den så kallade kontrollmiljön. LKFs kontrollmiljö består av de människor som utgör vår organisation och hur de samverkar utifrån bolagets värderingar: mänskligt, pålitligt, utvecklande och långsiktigt samt de policys, regler och riktlinjer som gäller för verksamheten. Därutöver tillkommer de intressenter som vi interagerar med.

LKF ägs ytterst av Lunds kommun och styrs av ägaren via det ägardirektiv som antagits av kommunfullmäktige och bolagets stämma. Direktivet ger den övergripande inriktningen för LKF. Utifrån detta sätter styrelse och ledning långsiktiga mål med tillhörande strategier, som återfinns i Strategiplan för 2016 – 2020. Strategierna har därefter brutits ner i en mer detaljerad årsplan och budget, som mynnat ut i avdelningsplaner som kopplas till de individuella utvecklingsplanerna. Planerna beskriver var vi ser möjligheter att utveckla och förbättra vår verksamhet och affär.

Den 19 december beslutade Lunds kommunfullmäktige att bilda en ny bolagskoncern, med moderbolaget Lunds Rådhus AB och dotterbolagen LKF, LKP, Fastighets AB Lunds Arena och Visit Lund AB. Målsättningen är att stärka styrningen av bolagen genom att moderbolaget får ta en aktivare roll som ägare. Det resulterade i att den 31 december 2019 förvärvade Lunds Rådhus AB samtliga aktier i LKF från Lunds Kommun.

Riskbedömning

Som en del i att driva affärsverksamhet uppkommer olika risker. Riskerna kan i värsta fall övergå i händelser som kan inverka negativt på bolagets möjlighet att nå uppsatta mål. LKF arbetar löpande med att identifiera och bedöma risker för att kunna hantera och undvika dem. Under 2019 har vi gjort en översyn av vår internkontrollplan som sedan har fastställts av ledning och styrelse. Vidare har lekmannarevisionen genomfört en Risk- och väsentlighetsanalys av vilka hinder, hot eller risker som finns i verksamheten. Resultat presenteras vid slutrevisionen 2020.

Med detta som utgångspunkt har lekmannarevisorerna i sin väsentlighets- och riskbedömning sett det som angeläget att granska om bolaget har ett ändamålsenligt arbete gällande offentlighet och sekretess. Resultat presenteras vid slutrevisionen 2020.

Internkontrollplanen är uppdelad i strategiska, finansiella, operativa och legala risker. Med strategiska risker menas risker som är kopplade till bolaget strategiska inriktningar. Riskerna hänger ofta ihop med händelser i vår omvärld som vi svårligen kan påverka, men där en riskmedvetenhet och beredskap kan minska effekterna. Utöver detta tillkommer finansiella risker som är finansierings- och ränteriskhantering, som kan liknas vid de strategiska. Med operativa risker menar vi risker som uppkommer i bolagets kärnverksamhet. Exempel på operativa risker är hyres- och kostnadsutveckling samt investeringar och kompetensförsörjning.

Därutöver tillkommer våra legala förhållanden i hyresavtal, upphandlingar och de eventuellt legala riskerna som de reglerar. De legala riskerna återfinns även i vår förmåga att rapportera korrekt och följa lagar och regler samt hur vi säkerställer att våra processer och rutiner följs.

Bilden beskriver översiktligt hierarkin i LKFs planer och i vilka forum de diskuteras och följs upp. Styrelsen för LKF ska sammanträda minst sex gånger per år, men praxis är elva sammanträden. Vid sammanträdena får styrelsen rapporter om marknad, investeringar, finanser och tertialvis ekonomi.

Riskhantering

En stor del av de risker vi kalkylerar med rör upphandling och inköp, som också omgärdas av ett antal lagar och ramverk. Två av de instrument som står till vårt förfogande för affärsmässighet och riskhantering är att upphandlingen sker enligt LOU (Lagen om offentlig upphandling) och vår egen upphandlingspolicy.

Den största volymen upphandlingar och inköp återfinns bland våra investeringar i främst nyproduktion och ombyggnation, som 2019 uppgick till 720 Mkr. Därtill kommer den volym inköp som sker till bolagets löpande förvaltning. Huvuddelen av inköpen görs via ramavtal och därefter sker avrop utifrån avtalen. Ombyggnad och nyproduktion innehåller mer projektspecifik upphandling, som oftast inte grundar sig på långsiktiga ramavtal.

I internkontrollplanen finns bedömd risk, ”Risk att inköp sker från leverantör som saknar avtal med LKF”. Denna risk kontrolleras fyra gånger per år genom kontroll av listor från ekonomisystemet. Årligen genomförs även genomgång av utfallet i ledningsgruppen. Arkitektupphandling under 2019 samt kommande upphandling av inhyrd personal/rekrytering 2020 är ett utfall av kontrollen.

I alla upphandlingar ställs specifika hållbarhetskrav på leverantörerna kring sociala aspekter, miljökrav och krav på ekonomisk stabilitet, till exempel att leverantören uppfyllt sina skatteåtaganden.

Kontroll sker regelbundet av ställda krav, genom KMA-revisioner (Kvalitet, Miljö, Arbets­miljö) på både byggentreprenad och ramavtalsentreprenörer. Revisioner genomförs som stickprov. Revision hos tre ramavtalsentreprenörer på hiss, avfalls­transport och grönyteskötsel genomfördes i september 2019, utan större anmärkningar. Revision av byggentreprenad genomfördes i september 2019, utan större anmärkningar.

Under 2019 fick vi in en överklagan som rörde vår upphandling av ramavtal för ventilationsarbeten. Den överklagande parten menade att utvärderingen av referenser inte hade gjorts på ett korrekt sätt, med hänvisning till förfrågningsunderlagets föreskrifter. Förvaltningsrätten avslog överklagan.

Under 2019 har vi inte haft några överklaganden när det gäller upphandling av nyproduktion, men däremot en överklagan av upphandling av städtjänster. En anbudsgivare har överklagat, eftersom de tycker att den som vann upphandlingen inte uppfyllde de krav som ställdes i förfrågnings­underlaget. Målet är hos Förvaltningsrätten och vi väntar på dom i ärendet.

I slutet på 2019 togs beslut om att införa krav på registrering, samt uppfyllande av klass A och B, av material i SundaHus miljödatabas. LKF tillhandahåller inloggning i systemet för alla entreprenörer och utbildningar i SundaHus kommer att genomföras under 2020.

Arbetsmiljöverket gjorde en granskning av vår verksamhet 2018. I granskningen kom Arbetsmiljöverket fram till att det fanns en del brister som skulle åtgärdas. Någon medarbetarundersökning hade inte genomförts 2018 och det fanns några otydligheter i några av våra rutiner kring vårt arbetsmiljöarbete.

LKF genomförde i början av 2019 en medarbetareundersökning tillsammans med Företagshälsovården för att stärka arbetet och rutinerna kring den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Resultatet från medarbetareundersökningen visade på ett högt engagemang och ett bra resultat med höga värden bland alla medarbetarna. Resultatet återkopplade till medarbetarna som tillsammans med chefer och skyddsombud genomförde förbättringsaktiviteter. Parallellt med det genomfördes en gemensam arbetsmiljöutbildning för alla chefer och skyddsombud och samtliga arbetsmiljörutiner genomlystes och uppdaterades i de fall det behövdes.

En annan legal risk som vi kan bli exponerade för, och därmed måste kunna hantera, är korruption. Vi riskerar till exempel att utsättas för påtryckningar när det gäller att hantera vår bostadskö och i frågor som rör kundintegritet. Vårt förhållningssätt till det utgår från våra värderingar och LKFs policy för mutor och bestickning. Att vara en mänsklig och pålitlig samhällsaktör som behandlar alla lika, är en självklar förutsättning. Riktlinjer och regler avseende korruptionsrisker, inklusive policy för mutor och bestickning, gås igenom med alla med­arbetare vid utvecklingssamtal. Signering av dokument för utvecklingssamtal är intyg på att detta har genomförts. Styrelsen, som tillträdde den 26 april 2019, kommer i januari 2020 att få ta del av Riktlinjer och regler avseende korruptionsrisker, inklusive policy för mutor och bestickning. Under 2019 finns inga inrapporterade händelser rörande korruption.

Identifierade aktiviteter som potentiellt kan ge negativa miljörisker styrs via miljöpolicyn och rutiner och instruktioner i miljö­ledningssystemet, diplomerat utifrån kravspecifikation från Lunds kommun.

Kontroll, utfall och utvärdering

Kontrollaktiviteter är de åtgärder som vi vidtar för att minska eller helt eliminera bolagets operativa och legala risker. Först har respektive risk klassificerats, varpå en bedömning av sannolikhet och risk genom­förs av respektive kontrollaktivitet. Aktiviteterna integreras så långt det är möjligt i bolagets ordinarie verksamhet och beskrivs i bolagets internkontrollplan. Utvärdering och uppföljning av internkontrollplanen sker årligen i ledningsgrupp och styrelse. Resultatet kommuniceras sedan ut i LKFs organisation genom respektive avdelningschef.