Medarbetare

Struktur/styrning Medarbetaren

Ett år med fokus på kunder, starka team och arbetsglädje

Nikolas Bacetic Lundeborg, Sofia Ekelin och Patrik Rosqvist

2019 har ur HR-synpunkt framför allt präglats av ett aktivt arbete med chefsgruppen, med LKFs organisationsutveckling samt förberedelser för införandet av ett aktivitetsbaserat arbetssätt för delar av företaget. Genom möten och kommunikation har tre budskap lyfts fram: stärkt kundfokus, starka team och arbetsglädje.

– Under året har vi arrangerat fyra ledarforum för företagets alla chefer. De har löpt parallellt med organisationsutvecklingen, som självklart varit en viktig punkt vid våra träffar. Våra chefer har fått ta del av två inspirationsföreläsningar, den ena om kundfokus och den andra om ”management by glädje”. Vi har också pratat om det modiga ledarskapet; att våga lyssna, att våga låta andra lyckas och att inte själv veta allt, säger Jörgen Ljung, HR-chef på LKF.

Precis som tidigare år har LKF även arrangerat två Medarbetarforum, två halvdagar för samtlig personal inom företaget. Vårträffen ägde rum på Scandic hotell och hade kunder i fokus. Goda exempel lyftes fram och alla ombads att fundera över vilka inno­vationer de ansåg sig behöva i sitt arbete.

– Fram till höstmötet som ägde rum på Folkparken, årets andra Medarbetarforum, fick vi in 175 nya förslag på innovationer! På höstmötet var Temat arbetsglädje och vi lyssnade bland annat på Lunds nye kommundirektör Christoffer Nilsson och även Tomas Eriksson som föreläste om vad arbets­glädje kan innebära, säger Jörgen Ljung.

Gott betyg från medarbetarna

2019 års medarbetarundersökning hade en hög svarsfrekvens, hela 85 procent.

– Generellt låg samtliga svar på mellan sju och tio i omdöme, vilket känns mycket bra. När resultatet kom arbetade vi mycket med analyser och varje enhet tog fram en handlingsplan, en handlingsplan med förbättringsåtgärder. Skyddsombuden var också engagerade, säger Jörgen Ljung och fortsätter:

– Det här arbetet har löpt under hela året och engagerat många. Frågan har också diskuterats både på vår ledarskaps­träning och i vår arbetsmiljöutbildning, där cheferna fått gemensamma verktyg för att hantera den här typen av frågor.

Finslipning av organisationen

En annan stark röd tråd genom HR-året är arbetet med organisationsutvecklingen.

– Vi har genomfört risk- och konsekvensanalyser och haft en kommunikationsplan för vad, hur och när vi ska kommunicera och agera. Förslaget presenterades i mars och sedan har vi haft mycket dialog och samtal med alla berörda. Den stora organisatoriska skillnaden är att vi gått från tre till två fastighetsområden och att vi skapat ett kundcenter. Lokalvårdare och fastighetsarbetare har också sammanförts och finns numera i en gemensam organisation, under de två fastighetsområdenas skötselchefer, säger Jörgen Ljung och tillägger:

– Allt arbete har skett etappvis, i takt med att vi har kunnat tillsätta nya chefer. Först när de nya cheferna varit på plats har arbetet med att skapa starka team börjat. Facket har varit med i hela processen och min bedömning är att det som helhet gått lugnt tillväga och att det inte varit någon större oro.

Aktivitetsbaserat arbetssätt

Förberedelser för att cirka 100 av LKFs anställda om drygt två år flyttar till ett nytt kontor på Brunnshög har fortsatt under 2019. De nya lokalerna kommer att planeras efter ett aktivitetsbaserat arbetssätt.

– De nya lokalerna ger förutsättningar för att stötta vårt nya arbetssätt. För att vi ska vara väl förberedda inledde vi ett pilotprojekt i augusti. Från början var vi 12 frivilliga, en styrka som sedan växt till 22 personer. Pilotgruppen på vårt kontor på Lilla Tvärgatan arbetar aktivitetsbaserat redan nu och kan välja arbetsplats varje dag, efter behov, säger Jörgen Ljung och fortsätter förklara:

– Utifrån vilket fokus ens arbete har för stunden så finns ett antal rum att välja mellan: fokusrum, ”surr-rum”, telefonrum och mötesrum. Varje person har ett personligt skåp för att låsa in värdesaker. Det är en liten resa att börja arbeta så här, därför tänker vi att det är bra att ställa om sig redan före flytten. Så här långt bygger deltagandet helt och hållet på frivillighet. Ambitionen är att alla berörda ska vara med på tåget före flytten.

Leedne medelålders man kollar snett in i kameran. Brunt hår och bruna ögon. Svart kavaj och blårandig skjorta.
Jörgen Ljung
Ca 25 personer står tillsammans och alla har stora leenden på läpparna. Blandat män och kvinnor.

Värderingar och etik

HR-enhetens eget arbete består i grunden av arbete med medarbetarskap, ledarskap och kompetensförsörjning samt en rad
arbetsprocesser kopplade till detta. LKFs värdeord (mänsklig, pålitlig, långsiktig och utvecklande) präglar enhetens arbete.
I frågor som till exempel rör mångfald och likabehandling, är det en självklarhet att vid rekryteringar alltid utgå från kompetensen hos de sökande.

LKF har även en policy mot kränkande särbehandling, som grundar sig på alla människors lika värde. Detta påverkar LKFs sätt att möta och bemöta alla hyresgäster lika, oavsett bakgrund. Inga incidenter som strider mot policyn har rapporterats in under 2019.

Att kunna lita på att LKFs personal lämnar korrekta uppgifter eller agerar korrekt är en annan viktig grundbult. LKF har en policy för mutor och bestickning, som alla nyanställda introduceras till och som tas upp i samband med utvecklingssamtalet. Inga fall av mutor eller bestickning har rapporterats under 2019.

Utöver Lunds kommuns visselblåsarfunktion (se faktarutan här intill) så är rutinen att vända sig till närmaste chef om missnöje av något slag uppstår, eller till chefens chef. HR-avdelningen och de fackliga organisationerna är nästa steg.

Sjukskrivningar och arbetsskador

När det gäller att förebygga sjukskrivningar så har LKF ett tätt samarbete med Företags­hälsovården, som bland annat erbjuder rådgivning och utbildningar.

– I vårt samarbete med Företagshälsovården står 90 procent för hälsofrämjande och förebyggande arbete och tio procent av efterhjälpande insatser. Vi har under 2019 använt betydligt färre timmar av Företagshälsovården än förut. Det är inget medvetet val, men kan vara en följd av det aktiva valet att styra vårt samarbete mot mer förebyggande arbete, säger Jörgen Ljung.

Inga dödsolyckor eller allvarliga arbetsskador har inträffat inom LKFs verksamheter under 2019. Det har rapporterats in drygt 20 tillbud/olycksfallsanmälningar under året, varav enstaka med högst 1–2 sjukskrivningsdagar som följd. Sjukskrivningstalen fortsätter att vara låga och ligger under 2019 i nivå med 2018.

Under 2019 har HR-avdelningen också slut­fört arbetet med att ta fram ett digitalt ut­bildningsregister och tagit fram digitala anställningsavtal. Introduktion för alla nyanställda har även den digitali­serats under året.

Flera kollergor i olika åldrar och kön står tillsammans på en innergård. Alla har LKF-kläder på sig. Solen skiner.
Glad medelålders man med tunnare blont hår och ansat skägg. Kollar rakt in i kameran. LKF-jacka.
Dave Nordahl
Till vänster: Bild uppifrån på armar som försöker lösa ett pussel. Till höger: Äng där en gren med rönnbär är i fokus. Bakom går flera personer längst med en stig

Antal anställda:

230

NYanställda:

28

Personalomsättning:

6,7%

Sjukfrånvaro:

4,5%

Fakta 2019

 

Antal anställda: 246

Nyanställda: 28 (vilket är ger en utökning på 16
anställda jämfört med 2018.)

Personalomsättning: 6,7 % (12,0 %)

Sjukfrånvaro: 4,5 % (4,7 %)

LKFs två personaldagar för all personal hade följande teman:

Kundfokus

Arbetsglädje

Fakta

Exempel på genomförda utbildningar 2019:

  Brandutbildning (via Räddningstjänsten), för alla ute i verksamheten.

  Utbildning i HLR (hjärt- och lungräddning), för alla medarbetare och chefer.

  Arbetsmiljöutbildning, för alla chefer och skyddsombud.

  Ledarforum, fyra stycken, med organisationsutvecklingen och de tre fokusområdena i fokus: stärkt kundfokus, starka team och arbetsglädje.

  Ledarskapsträning, för alla chefer. Fyra heldagar 2019, fortsätter med fyra heldagar 2020. Fokus ligger på praktisk träning i form av bland annat coachning, samtal och feedback.

Visselblåsarfunktion

Inom Lunds kommun finns en visselblåsarfunktion för alla anställda inom Lunds kommun och dess helägda bolag. Här kan alla, anonymt och digitalt, anmäla situationer på arbetsplatsen där man upptäcker att det inte står rätt till och man känner att det är svårt att prata om det som hänt med närmaste chef eller någon annan lämplig person på LKF. Det digitala anmälningsformuläret går direkt till en extern och oberoende part, Greys Advokatbyrå i Stockholm. De går igenom anmälan och funderar och föreslår vilka åtgärder som bör vidtas. Inga händelser/anmälningar har rapporterats från LKF under 2019.

MÖT MIKAEL

Den genomsnittlige medarbetaren hos LKF

Grön illustration av en man med hink och borste. Orangea pratbubblor med fakta runt om honom

Man (61%) som heter Mikael (10 st).
Ålder 45,5 (genomsnitt alla medarbetare).
94% arbetar heltid. 96% är tillsvidareanställda.
De flesta har mer än en mil till jobbet (56%).
Arbetar med skötsel av fastigheter 40% (100 st män/kvinnor: lokalvård, fastighetsarbetare, fastighetstekniker och områdestekniker).
Varit anställd i 9 år (genomsnitt alla medabetare).
Vanligaste bostadsort Lund (29%). Innebär att 71% bor utanför Lund.