God tillväxt utifrån struktur och tydliga värderingar

LKF har under lång tid växt till det bolag det är idag, med cirka 10 000 bostäder och en omsättning på drygt en miljard. En förutsättning för långsiktig tillväxt är en väl fungerande styrning och struktur, byggd på tydliga värderingar och ett gott affärsmannaskap.

LKF tillämpar en egen modell för styrning och kontroll, som tagit intryck av den så kallade COSO-modellen. Arbetet omfattar bolagets samtliga processer, rutiner och system och är ett systematiskt arbete för att säkerställa att LKF når sina mål på ett effektivt sätt samt att verksamheten styrs enligt lagar, regler och styrande dokument. För att undvika allvarliga fel och att skapa en trygg och lärande organisation genomförs löpande intern kontroll.

Styrning och kontroll

För att utöva styrning och kontroll behöver man definiera den miljö som avses, den så kallade kontrollmiljön. LKFs kontrollmiljö består av de människor som utgör vår organisation och hur de samverkar utifrån bolagets värderingar: mänskligt, pålitligt, utvecklande och långsiktigt samt de policys, regler och riktlinjer som gäller för verksam­heten. Därutöver tillkommer de intressenter som vi interagerar med.

LKF ägs av Lunds kommun och styrs av ägaren via det ägardirektiv som antagits av kommunfullmäktige och bolagets stämma. Direktivet ger den övergripande inriktningen för LKF. Utifrån detta sätter styrelse och ledning långsiktiga mål med tillhörande strategier, som återfinns i Strategiplan för 2017 – 2020. Strategierna har därefter brutits ner i en mer detaljerad årsplan och budget, som mynnat ut i avdelningsplaner som kopplas till de individuella utvecklings­planerna. Planerna beskriver var vi ser möjligheter att utveckla och förbättra vår verksamhet och affär.

Riskbedömning

Som en del i att driva affärsverksamhet uppkommer olika risker. Riskerna kan i värsta fall övergå i händelser som kan inverka negativt på bolagets möjlighet att nå uppsatta mål. LKF arbetar löpande med att identifiera och bedöma risker för att kunna hantera och undvika dem. Vi har delat upp våra risker i strategiska, finansiella, operativa och legala.

Med strategiska risker menas risker som är kopplade till bolaget strategiska inriktningar. Riskerna hänger ofta ihop med händelser i vår omvärld som vi svårligen kan påverka, men där en riskmedvetenhet och beredskap kan minska effekterna. Utöver detta tillkommer finansiella risker som är finansierings- och ränteriskhantering, som kan liknas vid de strategiska.

Med operativa risker menar vi risker som uppkommer i bolagets kärnverksamhet. Exempel på operativa risker är hyres- och kostnadsutveckling samt investeringar och kompetensförsörjning.

Därutöver tillkommer våra legala förhållanden i hyresavtal, upphandlingar och de eventuellt legala riskerna som de reglerar. De legala riskerna återfinns även i vår förmåga att rapportera korrekt och följa lagar och regler samt hur vi säkerställer att våra processer och rutiner följs.

Under året drabbades vi till exempel av en brand på Kollegievägen. Den visade vilka risker som är förknippade med vår verksamhet och behovet av att i dessa situationer ha en god krisberedskap och plan.

Bilden beskriver översiktligt hierarkin i LKFs planer och i vilka forum de diskuteras och följs upp. Styrelsen för LKF ska sammanträda minst sex gånger per år, men praxis är elva sammanträden. Vid sammanträdena får styrelsen rapporter om marknad, investeringar, finanser och tertialvis ekonomi.

Riskhantering

En stor del av de risker vi kalkylerar med rör upphandling och inköp, som också omgärdas av ett antal lagar och ramverk. Två av de instrument som står till vårt förfogande för affärsmässighet och riskhantering är att upphandlingen sker enligt LOU (Lagen om offentlig upphandling) och vår egen upphandlingspolicy.

Den största volymen upphandlingar och inköp återfinns bland våra investeringar i främst nyproduktion och ombyggnation, som 2018 uppgick till 706 Mkr. Därtill kommer den volym inköp som sker till bolagets löpande förvaltning. Huvuddelen av inköpen görs via ramavtal och därefter sker avrop utifrån avtalen. Ombyggnad och nyproduktion innehåller mer projektspecifik upphandling, som oftast inte grundar sig på långsiktiga ramavtal.

I alla upphandlingar ställs specifika hållbarhetskrav på leverantörerna kring sociala aspekter, miljökrav och krav på ekonomisk stabilitet, till exempel att leverantören uppfyllt sina skatteåtaganden.

Kontroll sker regelbundet av ställda krav, genom KMA-revisioner (Kvalitet, Miljö, Arbetsmiljö) på både byggentreprenad och ramavtalsentreprenörer. Revisioner genomförs som stickprov. Revision hos ram­avtalsentreprenör på golv och måleri genomfördes i februari 2018 utan större anmärkningar. Revision av byggentreprenad genomfördes i slutet på 2017, utan större anmärkningar, och nästa är planerad till början av 2019.

Under 2018 har våra administrativa före­skrifter reviderats för både projektspecifik upphandling och ramavtal inom bygg, med bland annat mer omfattande miljökrav på material. Även krav på innehåll i miljöplaner som ska upprättas för projekt har reviderats. En checklista för löpande uppföljning av miljöplanen i projekt har utarbetats.

Under 2018 har vi inte haft några överklaganden när det gäller upphandling av nyproduktion, men däremot en överklagan av en hissupphandling. Den anbudslämnare som vann upphandlingen hade signerat digitalt. Vårt krav var formulerat som fysiskt namnteckning och en annan anbuds­givare överklagade därmed upphandlingen. Överklagande anbudsgivare fick rätt och upphandlingen gjordes om. Hissarbetena utförs istället under 2019.

En annan legal risk som vi kan bli exponerade för, och därmed måste kunna hantera, är korruption. Vi riskerar till exempel att utsättas för påtryckningar när det gäller att hantera vår bostadskö och i frågor som rör kundintegritet. Vårt förhållningssätt till det utgår från våra värderingar och LKFs policy för mutor och bestickning.

Att vara en mänsklig och pålitlig samhälls­aktör som behandlar alla lika, är en självklar förutsättning. Även styrelsen har tagit del av policyn. Under 2018 finns inga inrapporterade händelser rörande korruption.

Identifierade aktiviteter som potentiellt kan ge negativa miljörisker styrs via miljöpolicyn och rutiner och instruktioner i miljö­ledningssystemet, diplomerat utifrån kravspecifikation från Lunds kommun.

Kontroll, utfall och utvärdering

Kontrollaktiviteter är de åtgärder som vi vidtar för att minska eller helt eliminera bolagets operativa och legala risker. Först har respektive risk klassificerats, varpå en bedömning av sannolikhet och risk genom­förs av respektive kontrollaktivitet. Aktiviteterna integreras så långt det är möjligt i bolagets ordinarie verksamhet och beskrivs i bolagets internkontrollplan. Utvärdering och uppföljning av internkontrollplanen sker årligen i ledningsgrupp och styrelse. Resultatet kommuniceras sedan ut i LKFs organisation genom respektive avdelningschef.

Den 25 maj infördes den nya dataskyddslagen GDPR. Ett omfattande arbete lades ned för att skapa nya arbetsrutiner och informera om den nya lagen, både internt och externt. LKF sände ut ett vykort till alla hyresgäster för att kort beskriva vad lagen innebär, med en hänvisning till vidareläsning på hemsidan. Alla i bostadskön (65 000 personer vid det aktuella tillfället) fick e-post med samma information.