Styrning och kontroll för fortsatt expansion

LKF har under 70 år gemensamt byggts upp av kunder, ägare och anställda. Bolaget har vuxit långsamt och stärkts successivt, vilket gjort att vi i dag kan expandera och hålla en mycket hög produktionstakt av bostäder. En förutsättning för tillväxten är en väl fungerande styrning och struktur, byggd på tydliga värderingar.

LKFs arbete med styrning och kontroll utförs med en systematik som omfattar bolagets samtliga processer. Arbetet syftar till att säkerställa att bolaget når sina mål på ett effektivt sätt samt att verksamheten följer lagar, regler och styrande dokument. Som en del av arbetet för att undvika allvarliga fel och att skapa en lärande process och en trygg arbetssituation för bolagets anställda, genomförs en intern kontroll.

Styrning

För att utöva styrning och kontroll bör man ha definierat den miljö som avses, den så kallade kontrollmiljön. Inte minst vid kraftig expansion, som i vårt fall. LKFs kontrollmiljö består av de människor som utgör vår organisation och hur de samverkar utifrån bolagets värderingar; mänsklig, pålitlig, långsiktig och utvecklande samt de policys, regler och riktlinjer som gäller för verksamheten.

LKF ägs av Lunds kommun och styrs av ägaren via det ägardirektiv som antagits av kommunfullmäktige och bolagets stämma. Direktivet ger den övergripande inriktningen för LKF. Utifrån det sätter styrelse och ledning långsiktiga mål med tillhörande strategier, som återfinns i Strategiplan för 2017–2020. Strategierna har därefter brutits ner i en mer detaljerad årsplan och budget, som mynnat ut i avdelningsplaner som kopplas till de individuella utvecklingsplanerna. Planerna beskriver var vi ser möjligheter att utveckla och förbättra vår verksamhet och affär.

Bilden beskriver översiktligt hierarkin i LKFs planer och i vilka forum de diskuteras och följs upp. Styrelsen för LKF ska sammanträda minst sex gånger per år, men praxis är elva sammanträden. Vid varje sammanträde får styrelsen rapporter om marknad, investeringar, finanser och tertialvis ekonomi.

Riskbedömning

Som en del i att driva affärsverksamhet uppkommer risker i olika former. Riskerna kan i värsta fall övergå i händelser som kan inverka negativt på bolagets möjlighet att nå uppsatta mål. LKF arbetar därför löpande med att identifiera och bedöma risker för att kunna hantera och undvika dem. Vi har delat upp våra risker i strategiska, finansiella, operativa och legala.

Med de strategiska riskerna menas risker som är kopplade till bolaget strategiska inriktningar. Riskerna hänger ofta ihop med händelser i vår omvärld som vi inte kan påverka, men där en riskmedvetenhet och beredskap kan minska effekterna. Så tillkommer de finansiella riskerna, finansiering- och ränteriskhantering, som kan liknas vid de strategiska.

Med operativa risker menar vi risker som uppkommer till följd av bolagets kärnverksamhet. En av våra operativa risker rör kostnad och kvalitet vid inköp. Processen omgärdas också av ett antal lagar och ramverk. Dels av LOU (lagen om offentlig upphandling) och dels av bolagets upphandlingspolicy. Förvaltningsorganisationen står för en stor del av inköpen, där huvuddelen sker via ramavtal. Här krävs det dels att vi säker­ställer bäst kvalitet till bästa pris och dels att vi hanterar de legala riskerna korrekt. Med legala risker menar vi bolagets förmåga att rapportera korrekt och följa lagar och regler. Samt hur vi säkerställer att vi följer våra processer och rutiner.

Vid om- och nybyggnad samt underhåll sker projektspecifika upphandlingar som omfattar även specifika hållbarhetskrav. Vid årliga KMA-revisioner (Kvalitet, Miljö, Arbetsmiljö) genomförs stickprov hos några ramavtalsentreprenörer och nyproduktionsprojekt, för att se hur de följer de uppställda kraven. Under 2017 noterades endast mindre avvikelser vid dessa revisioner.

En annan legal risk som vi kan bli exponerade för, och därmed måste kunna hantera, är korruption. Vi riskerar till exempel att utsättas för påtryckningar när det gäller att hantera vår bostadskö och i frågor som rör kundinte­gritet. Vårt förhållningssätt till det utgår från våra värderingar och LKFs policy för mutor och bestickning. Att vara en mänsklig och pålitlig samhällsaktör som behandlar alla lika, är en självklar förutsättning. Även styrelsen ska ta del av policyn.

Vi följer LOU, som bygger på principer för bland annat öppenhet och likabehandling, vilket innebär att risken för korruption i upphandling minskar. LOU innefattar även en konkurrensprincip.
I förfrågningsunderlaget ställs också krav som är kopplade till mänskliga rättigheter, i form av bland annat anställnings­förhållanden. Under 2018 kommer vi dock att arbeta med att tydliggöra dessa krav, genom att ta fram en uppförande­kod för leverantörer.

Under 2017 påbörjades arbetet med att anpassa LKF till den nya dataskydds­förordningen GDPR (General Data Protection Regulation) som ersätter PUL (personuppgiftslagen). Målsättningen är att, till den 25 maj 2018 då GDPR träder i kraft, etablera processer, rutiner och dokumentation för behandling av personuppgifter i enlighet med den nya lagstiftningen.

Kontroll, utfall och utvärdering

Kontrollaktiviteter är de åtgärder som vi vidtar för att minska eller helt eliminera bolagets risker. Först har respektive risk klassificerats varpå en bedömning av sannolikhet och konsekvens genomförs av respektive kontrollaktivitet. Aktiviteterna integreras så långt det är möjligt i bolagets ordinarie verksamhet och beskrivs i bolagets internkontrollplan. Utvärdering och uppföljning av internkontrollplanen sker årligen i ledningsgrupp och styrelse. Resultatet kommuniceras sedan ut i LKFs organisation genom respektive avdelningschef.

LKF gör ett stort antal upphandlingar varje år, alla styrda enligt LOU. Under 2017 har två stycken överklagats: det ena ärendet blev avskrivet och det andra ärendet är ännu inte avslutat. Rörande vårt arbete kring anti-korruption finns inga inrapporterade händelser under 2017.

En årlig uppföljning har gjorts av internkontrollplanen, något som kommer att rapporteras till styrelsen våren 2018.

Vår miljöpolicy och vårt miljöledningssystem har under året granskats och vi blev omdiplomerade enligt Lunds kommuns kravlista, baserad på ISO 14001.