Styrning och kontroll

LKF ägs av Lunds kommun. Kommunfullmäktige upprättar ägardirektiv för LKF och det gällande ägardirektivet antogs den 24 oktober 2013. Direktivet ger LKF i uppdrag att sätta upp långsiktiga mål för att leva upp till ägardirektivet.

De långsiktiga målen bryts sedan ner för att anpassas till LKFs verksamhet. För 2016 fanns en årsplan och budget som övergripande styrde verksamhetens inriktning. Under 2016 sattes nya långsiktiga mål i en strategiplan för 2017-2020. Strategierna har därefter brutits ner i en mer detaljerad årsplan och budget för 2017, som mynnat ut i avdelningsplaner som kopplas till de individuella utvecklingsplanerna för respektive medarbetare.

Uppföljning och kontroll

Uppföljning och styrningen av verksamheten sker utifrån tidigare beskrivna planer samt ett antal policys och riktlinjer. Policys beslutas vanligtvis av styrelsen, medan riktlinjer beslutas i verksamheten eftersom de är en inriktning för den interna verksamheten.

Rapportering sker till styrelsen enligt fastställd VD- och rapportinstruktion så att styrelsen håller sig informerad om verksamheten.  Styrelserapporteringen behandlas dess för innan av bolagets ledningsgrupp.

Utöver den löpande uppföljningen av verksamheten, dess mål och policys genomförs årligen en internkontroll som rapporteras till styrelse och revisorerna i början av året. Syftet är att minimera risken för fel och förhindra oegentligheter.

Utöver de riskbedömningar och känslighetsanalyser som görs i samband med att planer och budget upprättas hanteras bland annat risker avseende marknad, ekonomi finansiering och ränterisk under året.

Årligen genomför de konsulter som arbetar tillsammans med LKF vid värdering av fastighetsinnehavet en marknads- analys. De upprättar en övergripande rapport kring fastighetsmarknaden i Lund, där utvecklingen under det gångna året beskrivs och prognoser för det kommande året ges. Dessa bedömningar ligger sedan till grund för värderingen av LKFs fastighetsbestånd. Resultatet redovisas i förvaltningsberättelsen, sid 46.

Marknadsanalysen och fastighetsvärderingen ger sammantaget en bild av lönsamheten samt en riskbedömning av de fastigheter som inte bär sig ekonomiskt och vår bedömning kring investeringar i olika områden.

Utifrån bolagets långsiktiga mål, investeringsbehov samt marknadsmässiga och finansiella förutsättningar upprättas årligen en ekonomisk långtidsprognos. Syftet är att ge en bild av bolagets ekonomiska utveckling till följd av hyres- och kostnadsutveckling, kommande investeringar samt ränteutveckling. Prognosen presenteras årligen för styrelse och ledning.

LKF arbetar löpande med en finanspolicy som årligen förnyas och beslutas av styrelsen i vilken finansierings- och ränterisk regleras utifrån en normportfölj. Normportföljen baseras i sin tur på ett antal långsiktiga simuleringar av olika räntenivåer och räntebindning samt dess effekter på bolagets ekonomi när räntan förändras då omvärlden förändras. Baserat på dessa konsekvenser ur ett finansiellt perspektiv kan en normportfölj och räntestrategi fastställas inom ramen för finanspolicyn. Policyn följs sedan upp vid varje styrelsemöte för att säkerställa att vi följer den och att bedömda förutsättningar och riskförhållanden råder.

Styrelsen

LKFs styrelse utses av bolagsstämman. Styrelsemedlemmarna nomineras av Lunds kommunfullmäktige. Styrelsen ska spegla mandatfördelningen i Lunds kommunfullmäktige. LKF har också arbetstagarrepresentanter i styrelsen. Styrelsen sammanträder ungefär en gång i månaden, inklusive årsstämman. Styrelsen har inga utskott. Varje styrelse­möte föregås av ett presidium. Styrelsens- och VDs arbete regleras i arbetsordning och VD-instruktion för LKF.

Revisorer

Bolaget upphandlar revisorer på den öppna marknaden i enlighet med LOU. Befintligt avtal med revisorer är på fyra år och sträcker sig till och med 2019.

Ledningsgruppen

VD har utsett en ledningsgrupp för LKF. Ledningsgruppens sammansättning speglar den funktionsindelning som LKF är organiserat i. Ledningsgruppen utökades under 2016 med tre funktioner i samband med omorganisationen (se sidan 44).Förutom den nya förvaltningsfunktionen, med tre fastighetschefer i geografiska områden, består ledningsgruppen av cheferna för bygg, teknisk service, affärsutveckling, ekonomi samt HR. VD sammankallar och leder mötena, som hålls varannan vecka.

Inköp

Inköp sker inom ramen för LOU, Lagen om offentlig upphandling, och utifrån bolagets upphandlingspolicy. Förvaltningsorganisationen står för en stor del av inköpen och huvuddelen av dess inköp görs via ramavtal och därefter sker avrop utifrån avtalen. Ombyggnad, underhåll och nyproduktion görs i projektspecifik upphandling. I all vår upphandling ställs specifika hållbarhetskrav på leverantörerna kring sociala aspekter, miljökrav, samt krav på ekonomisk stabilitet, till exempel att leverantören uppfyllt sina skatteåtaganden.

Värderingar och etiskt uppförande

LKF har fyra värdeord: mänsklig, långsiktig, pålitlig och utvecklande. Att följa dessa handlar om ledarskap. Introduktionen till nyanställda är ett viktigt område som kommer att utvecklas under 2017. Utöver det diskuteras värdeordens betydelse i utvecklingssamtal. Under inledningen av 2017 genomförs en medarbetarenkät som knyter an till värdeorden på längre sikt. Enkäten genomförs kontinuerligt, dock utan fastställd frekvens. Årligen genomförs en kundenkät (se sidan 16).

Hållbarheten vilar på tre faktorer; miljö­mässig, social och ekonomisk. För att balansera hållbarhetsfrågorna har LKF ett hållbarhetsråd som samlar olika verksamhetsfrågor och behandlar dem ur ett hållbarhetsperspektiv. Miljöarbetet styrs via rutiner i det diplomerade miljö­ledningssystemet och arbetet följs upp i ledningsgruppen årligen.